Im gesamten Zyklus von Verbindlichkeiten sind Verbesserungen mit einfachen Maßnahmen möglich, die zu einer Verbesserung der Liquiditätssituation führen. Folgende Bereiche bieten dafür Potential:

Berechnung des Fälligkeitsdatums objektivieren

Das Fälligkeitsdatum errechnet sich aus dem zugrundeliegenden Rechnungsdatum und der vereinbarten Zahlungskondition unter Hinzurechnung des Postweges. Zahlungen vor Fälligkeit sollten vermieden werden.

Zeitpunkt der Zahlung von Rechnungen effektiv steuern

Die Zeitpunkte der Überweisungen sind auch in Hinblick auf Wochenenden und Feiertage zu planen. Zahlungen an Freitagen oder an Tagen vor Feiertagen verlängern unnötig den Bankweg.

Häufigkeit von Zahlungen verringern

Eingangsrechnungen sollten im Idealfall gesammelt etwa einmal pro Woche bezahlt werden. Der administrative Aufwand wird somit auf einen bestimmten Wochentag festgelegt.

Bearbeitungszeit von Eingangsrechnungen minimieren

Rechnungen sollten so schnell wie möglich geprüft und verarbeitet werden. Die Prüfung umfasst neben der Ordnungsmäßigkeit der erhaltenen Waren und Dienstleistungen auch die Korrektheit der vereinbarten oder notwendigen Rechnungsbestandteile. Zur Verarbeitung gehört auch das Festlegen eines Fälligkeits- und Zahlungstermins. Ist die verrechnete Leistung nicht in Ordnung darf die Rechnung nicht bezahlt werden. Die Zahlungsfrist beginnt erneut mit der ordentlichen Abnahme zu laufen.

Transparenz

Die Vorgehensweise bei der Berechnung der Fälligkeit und die Häufigkeit der Zahlungen sollten den Lieferanten gegenüber transparent dargestellt werden. Die implementierten Regeln und Richtlinien für Kreditoren können in Einkaufsbedingungen zusammengefasst und an die Lieferanten übermittelt werden bzw. sollten in den AGB verankert sein.
Abweichend von den Kreditoren-Richtlinien müssen bestimmte Zahlungen gesondert behandelt werden. So können beispielsweise Zahlungen an das Finanzamt nicht nach deren Fälligkeit bezahlt werden. Ähnlich verhält sich die Situation auch mit bestimmten Lieferanten, wobei hier sowohl branchenspezifische als auch individuelle Vereinbarungen eine Rolle spielen.

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