Einleitung

Die Steuerung der Ein- und Auszahlungen im Unternehmen ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Einerseits ist auf der Debitorenseite Kapital in Form von ausstehenden Rechnungen gebunden. Andererseits wirken sich zu frühe Zahlungen auf der Kreditorenseite negativ auf die Liquidität des Unternehmens aus. Auf beiden Seiten können diese Reserven mit einfachen Mitteln genutzt werden.

Teil 1: Debitorenmanagement (Forderungsmanagement)

Der Zahlungszyklus im Debitorenmanagement umfasst die Rechnungserstellung mit Festlegung von Zahlungskonditionen, die Rechnungslegung, das Mahnwesen und die Buchung von eingegangenen Zahlungen.

Rechnungslegung
Die Ausstellung der Rechnung sollte so früh wie möglich erfolgen, idealerweise zeitgleich mit der Leistungserbringung. Dabei ist jedoch auf eine ordnungsgemäße Abnahme der Leistung zu achten. Alle für die Zahlung notwendigen Informationen müssen klar und übersichtlich auf der Rechnung abgedruckt sein (siehe Checkliste).

Zahlungskonditionen
Viele Unternehmen stellen Rechnungen mit unterschiedlichen Zahlungskonditionen aus. Das verursacht eine zu umständliche Verwaltung der Außenstände und des Mahnwesens. Deshalb sollte man versuchen, die Anzahl auf ein Minimum zu reduzieren.

Drucken Sie in jedem Fall die vertraglich vereinbarten Konditionen auf dem Angebot sowie auf der Rechnung ab, um Missverständnisse zu vermeiden.

Mahnwesen
Die offenen Einzahlungen von Kunden sollten regelmäßig geprüft werden. Dabei kann eine so genannte Aging Liste (OP-Liste) wertvolle Dienste leisten. Eine Aging Liste beinhaltet alle offenen Forderungen mit wichtigen Daten wie Schuldner, Leistung, Rechnungsdatum, Zahlungskonditionen, Fälligkeitsdatum und Datum des Zahlungseingangs. Aging Listen können automatisch durch das Buchhaltungssystem oder manuell erstellt werden. Wichtig ist, dass auf einen Blick sichtbar ist, welche Forderungen bereits fällig sind und wie lange der Schuldner bereits in Verzug ist. Aus dieser Liste können dann auch die Zahlungsgewohnheiten der Kunden abgeleitet werden. Ergeben sich in weiterer Folge auffällige Abweichungen, sind Rückschlüsse auf die Liquiditätssituation des Kunden möglich.

Innerhalb kurzer Zeit, spätestens aber 10Tage nach dem Fälligkeitsdatum sollte die erste Mahnung erfolgen. Der Mahnungsvorgang sollte grundsätzlich schriftlich erfolgen, aufgrund der Zeitersparnis und der Empfangsbestätigung ist eine Mahnung per Fax sinnvoll. Darüber hinaus kann die telefonische Kontaktaufnahme Erfolg versprechend sein. Diese kann dem Informationsaustausch dienen, ob die Rechnung den richtigen Empfänger erreicht hat und ob die Zahlung bereits veranlasst wurde.

Ob das Einschalten eines Anwalts oder Inkassobüros im Falle der wiederholten Nichtbeachtung der Mahnung sinnvoll ist, ist im Einzelfall zu prüfen. Allein die Androhung einer derartigen Maßnahme auf der letzten Mahnung ist sehr wirksam um die Zahlung zu beschleunigen. Keinesfalls sollte man im Anlassfall davor zurückschrecken, die angedrohte Maßnahme auch konsequent umzusetzen.

Mahnspesen und Verzugszinsen
Bei der Verrechnung von Verzugszinsen und Mahnspesen ist auf dessen Angemessenheit zu achten. Ist in den allgemeinen Geschäftsbedingungen und bei Abschluss des Vertrages nichts anderes vereinbart, können Verzugszinsen in Höhe von 4% bei Verbrauchergeschäften bzw. 8% über dem Basiszinssatz bei Handelsgeschäften (d.s. dzt. 9,47%) verrechnet werden. Fallen jedoch nachweislich höhere Kosten, etwa durch die Inanspruchnahme eines Kredites bei einer Bank an, können diese höheren Kosten weiterverrechnet werden.

Mahnspesen, zu denen auch Inkassokosten zählen, können in "ortsüblich angemessener Höhe" verrechnet werden. In der Praxis kann das ein Prozentsatz der Rechnungssumme oder ein Pauschalbetrag sein.

Lesen Sie in der nächsten Ausgabe, wie Sie mit der Verbesserung der Zahlungen auf der Kreditorenseite die Liquidität im Unternehmen weiter steigern können.

Bild: © Henry Schmitt - Fotolia