Gemäß § 11 UStG besteht die Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen mit den dort angeführten Merkmalen nur gegenüber leistungsempfangenden Unternehmen. Sind in der Rechnung nicht alle Merkmale enthalten, verliert der Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug.

Eine Rechnung an andere Unternehmer hat zu enthalten:

• Name und Anschrift des liefernden / leistenden Unternehmens sowie seine UID-Nr. Handelt es sich um eine Kapitalgesellschaft, müssen zusätzlich folgende Angaben enthalten sein: Rechtsform, Sitz, Firmenbuchnummer und -gericht.
• Name und Anschrift des Abnehmers der Lieferung / des Empfängers der sonstigen Leistung sowie NEU ab 1. Juli 2006: Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag € 10.000,- übersteigt, ist die UID-Nr. des Leistungsempfängers anzugeben, wenn der leistende Unternehmer im Inland einen Wohnsitz (Sitz), seinen gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte hat und der Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt wird.
• Die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung.
• Tag der Lieferung / sonstigen Leistung bzw. den Zeitraum, über den sich die sonstige Leistung erstreckt.
• Das Entgelt und den anzuwendenden Steuersatz, im Falle einer Steuerbefreiung einen Hinweis, dass für diese Lieferung / sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
• Den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag.
• Das Ausstellungsdatum (bei Bargeschäften genügt der Hinweis "Lieferdatum = Rechnungsdatum").
• Fortlaufende Rechnungsnummer.
• Bei Anwendung der Differenzbesteuerung entsprechender Hinweis (z.B. Antiquitätenhandel).

Wenn der Unternehmer im Inland Leistungen erbringt, für die das Recht auf Vorsteuerabzug nicht besteht, muss die UID-Nr. in der Rechnung nicht angeführt werden (z.B. Kleinunternehmer).

:: Rechnungsausstellung an Private

Rechnungen an Private müssen die o.a. Merkmale nicht enthalten. Die fortlaufende Nummerierung auf Rechnungen an Privatkunden kann jedoch nur dann entfallen, wenn der Unternehmer einen separaten Rechnungskreis für Unternehmer und Privatkunden führt.

:: Elektronische Rechnungen

Als Rechnung gilt auch eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung, sofern der Empfänger zustimmt. Sie gilt nur unter der Voraussetzung als Rechnung, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sind (fortgeschrittene Signatur). Faxrechnungen sind bis Ende 2006 noch vorsteuerberechtigt. (siehe Klienten-Info 11/2005)

Sonderfälle:

:: Reverse-Charge System § 19 Abs. 1a und b UStG

Steuerschuldner ist in der Regel der leistende Unternehmer. In Ausnahmefällen (z.B. für Bauleistungen oder für Leistungen durch ausländische Unternehmer) wird die Steuer vom Empfänger der Leistung geschuldet.
Dies ist der Fall, wenn

• der leistende Unternehmer im Inland weder einen Wohnsitz (Sitz) noch seinen gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte hat und
• der Leistungsempfänger Unternehmer oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist. Der leistende Unternehmer haftet jedoch für diese Steuer.

Führt der Unternehmer derartige Leistungen aus, hat er in den Rechnungen die UID-Nr. des Leistungsempfängers anzugeben und auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers hinzuweisen.

:: Kleinbetragsrechnungen

Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag € 150,- (inkl. USt.) nicht übersteigt, genügen neben dem Ausstellungsdatum folgende Angaben:

1. Name und Anschrift des Unternehmers
2. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände / Leistung
3. Tag der Lieferung bzw. Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt
4. Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe und
5. Steuersatz.

Die Vereinfachungsbestimmungen gelten nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen. Diese Rechnungen müssen zumindest enthalten: Hinweis auf Steuerbefreiung, UID-Nr. des liefernden Unternehmers und des Abnehmers.

:: Erleichterungen für Versorgungsunternehmen - Neu!

Das BMF hat die Formalerfordernisse bei Teilrechnungen konkretisiert und eine Änderung der Rz 2458 UStR angekündigt: Teilzahlungsanforderungen für Gas-, Wasser-, Elektrizitäts- und Wärmelieferungen werden demnach auch dann als Rechnungen iS des § 11 UStG 1994 anerkannt, wenn sie die Rechnungsmerkmale Menge und Zeitraum nicht enthalten. Darüber hinaus müssen sie weder fortlaufend nummeriert sein noch brauchen sie die UID-Nr. des leistenden Unternehmers oder ab 1. Juli 2006 bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag € 10.000,- übersteigt, die UID-Nr. des Leistungsempfängers enthalten. Derartige Rechnungen berechtigen bis 31. Dezember 2006 daher trotz Fehlens dieser Rechnungsmerkmale zum Vorsteuerabzug. Eine fortlaufende Nummerierung ist auch für Zeiträume ab 1. Jänner 2007 nicht zwingend vorgesehen.

:: Dauerrechnung

Einen Sonderfall stellen Dauerrechnungen wie z.B. für Miete dar. Mietverträge in Verbindung mit den Zahlungsbelegen werden als Rechnung anerkannt, wenn der schriftliche Mietvertrag alle erforderlichen Rechnungsmerkmale enthält. Mit der Einführung der Rechnungsmerkmale 2003 erfüllen viele Verträge die Kriterien für eine ordnungsgemäße Umsatzsteuerverrechnung nicht mehr. In diesen Fällen ist folgendes ratsam: Einmal jährlich wird eine "Dauerrechnung" mit allen Rechnungsmerkmalen ausgestellt. Bei Zahlung der Miete steht der Vorsteuerabzug zu.

:: Besonderheiten bei Ärzten

Hier ist zu unterscheiden, ob der Arzt für alle Rechnungen nur einen einzigen Rechnungskreis oder einen gesonderten Rechnungskreis für Rechnungen an Patienten führt. Bei einem einheitlichen Rechnungskreis, der z.B. Rechnungen an Sozialversicherungsträger, Patienten, Veranstaltern von Seminaren, Vorträgen etc. umfasst, müssen alle Rechnungen - auch die an Patienten - laufend nummeriert werden. Bei einem gesonderten Rechnungskreis ist eine laufende Nummerierung der Patientenrechnungen nicht erforderlich.

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