Ein Betriebsprüfer erarbeitet vor Prüfungsdurchführung eine Schwerpunktliste der zu prüfenden Positionen des Rechnungswesens. Allgemein wird auf die Trennung von betrieblicher und privater Sphäre geachtet. Ein Grundsatz ist ferner das Prinzip der wirtschaftlichen Betrachtungsweise, d.h. es wird stets der wahre wirtschaftliche Gehalt hinter der äußeren Erscheinungsform eines Sachverhaltes geprüft.

Beispielhaft seien die folgenden Positionen genannt:

• KFZ

Ein KFZ gehört nur dann zum Betriebsvermögen, wenn es überwiegend (mehr als 50%) betrieblich genutzt wird. Die private Nutzung wird in diesem Fall mittels eines Privatanteils berücksichtigt, der aus dem Fahrtenbuch abgeleitet wird. Ein Fahrtenbuch muss jedenfalls alle betrieblichen und privaten Fahrten, die Anfangs- und Endkilometerstände sowie die Gesamtzahl der gefahrenen Kilometer enthalten. Fehlt ein Fahrtenbuch bzw. wurde es nicht ordnungsgemäß geführt, darf der Betriebsprüfer den Privatanteil schätzen, wobei er insbesondere die Belege der Treibstoffkosten zu Hilfe nehmen kann. Auf jeder Tankrechnung finden sich Ort, Datum und Art des getankten Treibstoffes, die mit anderen Belegen nicht in Widerspruch stehen dürfen, wie z.B. Reisekostenabrechnungen. Die Finanzverwaltung geht im Regelfall von einem Privatanteil bis ca. 30 Prozent aus, prüft aber auch die Umstände des Einzelfalles (z.B. ob zwei PKW genutzt werden). Zu achten ist auch auf die Trennung von Kosten zwischen vorsteuerabzugsberechtigten KFZ laut Liste des Finanzministeriums und normalen PKW.

• Bewirtungsspesen

Kosten für Bewirtung mit Werbecharakter sind grundsätzlich zur Hälfte als Betriebsausgaben abziehbar. Die Vorsteuer für Speisen und Getränke darf vom gesamten Rechnungsbetrag geltend gemacht werden. Zu beachten ist, dass die betriebliche Veranlassung weitaus überwiegen muss. Zusätzlich muss vom Steuerpflichtigen der konkrete Werbezweck der Bewirtung nachgewiesen werden. Die Rechtsprechung akzeptiert Ausgaben zur bloßen Kontaktpflege nicht als Werbung, sondern verlangt den Nachweis einer Produkt- bzw. Leistungsinformation.

• Kassa

Das Kassakonto darf nie negativ sein. Besonders auffällig sind Einlagen, ohne die sich ein negativer Kassastand ergeben würde. Bargeldbewegungen sind täglich und einzeln festzuhalten. In welcher Form dies geschieht bleibt dem Steuerpflichtigen überlassen . Ausnahmsweise - z.B. Umsatz unter 150.000 € - wird eine vereinfachte Losungsermittlung, d.h. Ermittlung der Tageslosung durch tägliche Rückrechnung, zugelassen. Die spätere Eintragung in die Buchhaltung bzw. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung muss zeitgerecht sein. Zeitgerecht heißt, die Eintragungen sind spätestens innerhalb eines Monates und 15 Tagen nach Ablauf des Kalendermonates des Geschäftsfalles vorzunehmen. Wird die Umsatzsteuer vierteljährlich entrichtet tritt an die Stelle des Kalendermonates das Kalendervierteljahr.

Verdeckte Ausschüttungen bei Körperschaften (z.B.: GmbH, AG)

Von einer verdeckten Ausschüttung spricht man, wenn ein Anteilsinhaber einer Körperschaft bzw. eine ihm nahestehende Person außerhalb eines Gewinnverteilungsbeschlusses Vorteile von der GmbH erhält, die ein Nicht-Gesellschafter nicht oder nicht in dieser Form erhalten würde (Fremdvergleich wie bei nahen Angehörigen). Folge einer verdeckten Ausschüttung wäre eine Verminderung des Ergebnisses der Körperschaft und in der Folge eine Steuersenkung. Der Betriebsprüfer führt daher alle Korrekturen durch, die nötig sind, um die verdeckte Ausschüttung in ihrer jeweiligen Höhe zu eliminieren, sodass sie nicht gewinnwirksam ist. Ist der Gesellschafter eine natürliche Person stellt eine verdeckte Ausschüttung (grundsätzlich die Differenz zwischen erhaltener und fremdüblicher Leistung) Einkünfte aus Kapitalvermögen dar, die mit 25% zu versteuern sind.

Eine verdeckte Ausschüttung kann direkt oder indirekt erfolgen. Bei der direkten Form tätigt die Gesellschaft Aufwendungen für den Gesellschafter. Dieser Aufwand wird in der Gewinn- und Verlustrechnung dargestellt und vermindert den Gewinn. Daher ist es nicht von Bedeutung, ob tatsächlich eine Zahlung erfolgt ist. Deshalb gelten auch Scheinaufwendungen wie etwa Honorarnoten des Gesellschafters ohne tatsächlich erbrachte Leistung als verdeckte Ausschüttung. Bei der indirekten Form erhält die Gesellschaft ihr zustehende Einnahmen nicht, wie es zum Beispiel bei einer Veräußerung von Anteilen zu einem nicht marktgerechten Preis der Fall ist oder bei der Überlassung von Wirtschaftsgütern oder Dienstleistungen an den Gesellschafter zu einem nicht fremdüblichen Preis, wobei schon das Fehlen eines Gewinnaufschlages auf eine verdeckte Ausschüttung hindeutet.

Besonders augenfällige Bilanzpositionen bzw. Vorgänge sind nicht bzw. nicht angemessen verzinste Darlehen an den Gesellschafter und rückwirkende Vereinbarungen, die steuerrechtlich grundsätzlich nicht anerkannt werden. Ein dauerhaft negativer Saldo am Gesellschafter-Verrechnungskonto kann zu einer verdeckten Ausschüttung führen, wenn die Rückzahlung von vornherein nicht gewollt ist, der Gesellschafter illiquid ist oder Einbringungsmaßnahmen seitens der Gesellschaft fehlen.

Spiegelbildlich zur verdeckten Ausschüttung gibt es die verdeckte Einlage, die an dieser Stelle nicht näher behandelt werden kann. Auch sie verändert den Gewinn der Körperschaft steuerrechtlich nicht. Eingelegte Wirtschaftsgüter führen beim Gesellschafter zu nachträglichen Anschaffungskosten seiner Beteiligung und unterliegen der Gesellschaftsteuer von 1%.

Kontrolle der Umsatzsteuer (Karussellbetrug)

Umsatzsteuerbetrug führt jährlich zu sehr hohen Steuerausfällen. Eine Form ist der Karusselbetrug, bei dem drei (Schein-)Unternehmer in zumindest zwei EU-Staaten beteiligt sind, wobei der mittlere in der Kette Umsatzsteuer hinterzieht und anschließend „verschwindet“. Die Grundform dieses Deliktes funktioniert wie folgt: A liefert (hochpreisige) Waren an B, der seinen Sitz in einem anderen EU-Staat hat. Dieses innergemeinschaftliche Warengeschäft ist für beide steuerneutral. B liefert weiter an C, der im selben Staat wie B ist. C zahlt die Ware inklusive Umsatzsteuer an B. C macht Vorsteuer geltend. B führt die Umsatzsteuer nicht ab, sondern „verschwindet“ rechtzeitig. C kann steuerneutral an A liefern. Damit ist die Kette geschlossen. Der „Gewinn“ liegt also bei B. In diesem „Karussell“ können beliebig viele Unternehmer zwischengeschaltet werden. Die Strukturen können sehr komplex, variantenreich und organisiert werden, sodass auch seriöse Unternehmen ohne Betrugsabsicht eingebunden werden können. Entsprechende Vorsicht ist geboten. Existiert ein lieferndes/leistendes Scheinunternehmen unter dem angegebenen Namen oder unter der angegebenen Adresse nicht, geht für den Erwerber auch das Recht zum Vorsteuerabzug verloren.

Der EuGH hat in seiner Entscheidung vom 6. Juli 2006, “Axel Kittel”; Zl C-439/04 klar gestellt, dass der Vorsteuerabzug auch bei einem Steuerpflichtigen zu versagen ist, der wusste oder hätte wissen müssen, dass er sich mit seinem Erwerb an einem Umsatz beteiligt, der in eine Mehrwertsteuerhinterziehung einbezogen ist. Dieser ist für Zwecke der Sechsten Richtlinie als an dieser Hinterziehung Beteiligter anzusehen, unabhängig davon, ob er aus dem Weiterverkauf der Gegenstände Gewinn erzielt hat. Denn in einer solchen Situation geht der Steuerpflichtige dem Urheber der Hinterziehung zur Hand und macht sich ihrer mitschuldig. Demnach hat das nationale Gericht den Vorteil des Rechtes auf Vorsteuerabzug zu verweigern, wenn aufgrund objektiver Umstände feststeht, dass der Steuerpflichtige wusste oder hätte wissen müssen, dass er sich mit seinem Erwerb an einem Umsatz beteiligt, der in eine Mehrwertsteuerhinterziehung einbezogen war, was auch dann gilt, wenn der fragliche Umsatz den Kriterien genügt, auf denen der Begriff der Lieferung von Gegenständen, die ein Steuerpflichtiger als solcher ausführt, und der Begriff der wirtschaftlichen Tätigkeit beruhen. (RZ 56, 57 und 58 der Entscheidung)

Das Reverse-Charge-Verfahren, das ist der Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger, wird häufig als Gegenmittel für Karussellbetrug genannt. Dieses System gilt in Österreich bei bestimmten grenzüberschreitenden Dienstleistungen, manchmal auch bei innerösterreichischen Leistungsbeziehungen (z.B. Bauleistungen). Ab 1.1.2012 gilt Reverse-Charge auch für die Lieferung von Mobilfunkgeräten und integrierten Schaltkreisen (Mikrochips), sofern das in der Rechnung ausgewiesene Entgelt mindestens 5.000 € beträgt. Betrugsresistent ist jedoch auch das Reverse-Charge-System nicht. Es ist außerdem mit höherem Verwaltungsaufwand verbunden.

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