Grundsätzlich können bei Dienstreisen vom Arbeitnehmer ohne Nachweis der tatsächlichen Nächtigungskosten pauschal 15 € pro Nacht als Werbungskosten angesetzt werden, sofern die Kosten der Übernachtung nicht ohnehin vom Arbeitgeber getragen werden (im Falle von Nächtigungen im Ausland gilt der jeweilige Höchstsatz bei Bundesbediensteten). Steht einem angestellten LKW-Fahrer jedoch eine Schlafkabine in seinem LKW zur Verfügung und wird diese von ihm zur Nächtigung genutzt, ist nach einer Entscheidung des UFS (GZ RV/0297-F/09 vom 15.4.2011) ein Ansatz von pauschalen Nächtigungskosten nicht möglich. Begründet wird dies damit, dass seitens des Arbeitgebers ohnehin eine (zwar bescheidene) Nächtigungsmöglichkeit zur Verfügung gestellt wird und daher gar keine Kosten anfallen. Absetzbar sind daher in diesem Fall nur die Kosten für Frühstück oder für die Benützung von Sanitäranlagen (z.B. Dusche) auf Autobahnstationen. Doch auch hier ist darauf zu achten, dass die tatsächlich angefallenen Kosten belegmäßig nachzuweisen sind. Anderenfalls wird von der Finanzverwaltung – ungeachtet eventuell höherer Kosten - nur ein Pauschalbetrag pro Tag von 4,40 € bei Inlands- bzw. 5,85 € bei Auslandsreisen anerkannt.

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